Personvernerklæring (Tyskforum – Norsk Tysklærerforening)
Denne personvernerklæringen gjør rede for vår håndtering av medlemmenes personopplysninger som lagres og brukes for å utøve våre tjenester overfor medlemmer og andre vi jobber med. Vi forplikter oss på generelt plan til å:
- ta vårt ansvar som databehandlingsansvarlig svært alvorlig,
- ikke behandle personlige opplysninger vi ikke trenger,
- unngå behandling av ekstra sensitive data,
- forsikre oss om at all informasjon vi behandler er samlet på et juridisk grunnlag,
- bruke krypterte protokoller for web-, post- og filoverføringer,
- holde alle våre applikasjoner oppdaterte,
- begrense tilgang til persondata,
- ikke lagre data lenger enn nødvendig.
Behandlingsansvarlig
Behandlingsansvarlig i foreningen er styrets leder om ikke oppgaver er delegert. Der det daglige ansvaret er delegert til andre i foreningens styre, vil det komme tydelig fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun de enkelte oppgavene og ikke ansvaret. Henvendelser for innsyn, korrigering eller sletting av personopplysninger gjøres til personvern@tyskforum.no.
Medlemskap og behandling av persondata
Fra våre medlemmer innhenter vi navn, postadresse, telefonnummer, fødselsdato, e-postadresse og arbeidssted. Det er frivillig å oppgi personopplysninger, men dine persondata er et nødvendig grunnlag for å kunne gi deg et tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til ditt medlemskap.
Dine personopplysninger er lagret i en passordbeskyttet database (medlemsregister) på en norsk server og utleveres ikke til tredjeparter. Det foreligger en GDPR-konform databehandleravtale med StyreWeb AS, vår leverandør for medlemsregisteret.
For utsendelsen av kontingentkrav og andre fakturaer (f.eks. seminaravgifter) benytter vi oss av Conta Faktura, en faktureringstjeneste eid av Conta Systemer AS. Det foreligger en databehandleravtale med Conta Systemer AS som bekrefter at personopplysningene dine kun brukes til utsendelse av fakturaer og ikke utleveres til tredjeparter.
Behandlingsansvaret i foreningens styre er på de nevnte punktene delegert til kasserer.
Samtykkeerklæringer
Når du melder deg inn i foreningen samtykker du i påmeldingsskjemaet om at foreningen kan bruke personopplysningene dine til utsendelse av medlemsblad, nyhetsbrev, invitasjoner til arrangementer, kontingentkrav og annen relevant faginformasjon. Medlemmer med lengre fartstid i foreningen har gitt sitt samtykke i eldre påmeldingsskjemaer og oppfordres derfor å fornye sitt samtykke innen 30.06.2018 ved å benytte vårt nye påmeldingsskjema på https://www.tyskforum.no/no/mitgliedschaft-bestaetigen/.
Vi innhenter egne samtykkeerklæringer ang. bruk av personopplysninger og bilder i forbindelse med enkeltstående medlemsarrangementer, f.eks. tysklærerdagene.
Du kan til enhver tid trekke ditt samtykke per e-post til personvern@tyskforum.no. Ved å trekke ditt samtykke, melder du deg samtidig ut av foreningen.
Rett til innsyn og rett til å bli glemt
Som medlem får du minst én gang per år innsyn i dine lagrede persondata og mulighet til å oppdatere disse selv. Dessuten kan du til enhver tid be om innsyn, korrigering eller sletting av personopplysninger per e-post til personvern@tyskforum.no. Ved å be om få dine persondata slettet, melder du deg samtidig ut av foreningen. Se ellers personopplysningsloven § 19.
E-post og skylagring
Foreningen benytter en passordbeskyttet Microsoft Office 365 Enterprise løsning for å sende ut e-poster og til å lagre foreningens dokumenter, f.eks. referater fra styremøter, saksdokumenter og deltakerlister i forbindelse med medlemsarrangementer. E-poster og dokumenter lagres på Microsofts europeiske servere i Irland og Nederland og utleveres ikke til tredjeparter. Det foreligger en GDPR-konform databehandleravtale med Microsoft.
Du er selvfølgelig velkommen til å sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.
Medlemsblad og nyhetsbrev
Både vårt medlemsblad og vårt nyhetsbrev er eksklusive medlemstilbud. Ved å melde deg inn i foreningen melder du deg derfor på som mottaker av både medlemsblad og nyhetsbrev. For utsendelsen av nyhetsbrevet benytter vi oss av Newsletter2go, en tysk tjenesteleverandør. For at vi skal kunne sende deg medlemsblad og nyhetsbrev lagres din e-postadresse i en passordbeskyttet register på Newsletter2go sin tyske server. Dine data deles ikke med andre og e-postadressen slettes når du avbestiller nyhetsbrevet. Det foreligger en GDPR-konform databehandleravtale med Newsletter2go. Behandlingsansvaret i foreningens styre er på det punktet delegert til sekretær.
Påmelding kurs og arrangementer
Via vår nettside er det mulig å melde seg på kurs. I tilknytning til dette samler vi inn informasjon som navn og kontaktopplysninger i tillegg til allergier og behov for tilretteleggelse. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet. Personopplysningene vil slettes etter endt arrangement med mindre det er nødvendig å arkivere persondata for dokumentasjonsformål, f.eks. i forbindelse med offentlig støtte.
Bruk av informasjonskapsler, Google Analytics og lignende
Nettstedet vårt www.tyskforum.no er basert på WordPress, hostet av One.com og er GDPR-konform. Nettstedet bruker verken informasjonskapsler eller Google Analytics for å kartlegge besøkende og deres bruk. Med unntak av kontakt- og registreringsskjemaene samler vi ikke inn personlige opplysninger på denne nettsiden, inkludert din IP-adresse. Det foreligger en GDPR-konform databehandlingsavtale med One.com.
25.05.2018
Styret i Tyskforum
